Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden (soms ook wel verkoop-. service- of leveringsvoorwaarden genoemd), zijn de randvoorwaarden waaronder jij zaken wilt doen met je klanten. Ze regelen jouw rechten en plichten, en die van je klanten. Als ondernemer is het handig om gebruik te maken van algemene voorwaarden, want dan hoef je niet bij iedere transactie apart te onderhandelen over de randvoorwaarden. Ook kan je er met algemene voorwaarden voor zorgen dat jouw juridische en financiële risico’s zo veel mogelijk worden beperkt. Zo kan je in de algemene voorwaarden bepalingen opnemen over de betaling, garanties en aansprakelijkheid. En als je producten levert, bijvoorbeeld ook over leveringscondities en een eigendomsvoorbehoud.

Het is belangrijk dat jouw algemene voorwaarden bij je bedrijf passen. Ook mag je niet zomaar alles in je algemene voorwaarden opnemen, zeker niet als je zakendoet met consumenten en/of kleine ondernemers. Je moet dan rekening houden met de zogenoemde grijze en zwarte lijst uit de wet. Download of ‘leen’ dus nooit zomaar de algemene voorwaarden van een ander. Als je lid bent van een branche- of beroepsvereniging, kan je mogelijk wel gebruikmaken van een model.

Verder is het van belang dat je regelmatig laat controleren of jouw algemene voorwaarden nog voldoen aan wet- en regelgeving.

Wanneer zijn algemene voorwaarden van toepassing?

Algemene voorwaarden zijn nooit zomaar op iedere overeenkomst van toepassing. Ze zijn alleen van toepassing als:

1. Jouw contractspartij voor of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst de mogelijkheid heeft gehad om kennis te nemen van jouw algemene voorwaarden. Daarvoor moet je ze, met een juridische term, ‘ter hand stellen’.
   
   Hoe doe je dat? Het liefst door ze als bijlage mee te zenden met de offerte of overeenkomst. Maar als dat niet kan, bijvoorbeeld omdat de overeenkomst via internet tot stand komt, is het ook voldoende als je de algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst elektronisch ter beschikking stelt. Let dan wel op dat je contractspartij ze eenvoudig moet kunnen opslaan (bijvoorbeeld als pdf-bestand), om ze op een later moment (opnieuw) in te zien. Lukt dit ook niet? Dan is het ook mogelijk om je contractspartij erop te wijzen dat jouw algemene voorwaarden bij jouw bedrijf ter inzage liggen of bij de KvK of rechtbank zijn gedeponeerd en je ze op verzoek zal toezenden.
   
   Het is overigens niet vereist dat jouw contractspartij je voorwaarden ook daadwerkelijk heeft gelezen. Het is voldoende als je hiervoor de kans hebt geboden.

2. Je de algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing hebt verklaard. Dat doe je door onder de offerte of overeenkomst een zinnetje op te nemen als ‘Op deze offerte/overeenkomst zijn onze algemene voorwaarden [eventueel met versienummer of -datum] van toepassing’, al dan niet met een link of verwijzing naar de algemene voorwaarden op website.
   
   Als je deze zin niet in je offerte of overeenkomst wil opnemen, kan je er ook voor kiezen om in de begeleidende brief of e-mail een zin op te nemen als ‘Tevens voeg ik bij/verwijs ik naar onze algemene voorwaarden [eventueel met versienummer of - datum]. Deze algemene voorwaarden zijn op deze offerte/overeenkomst van toepassing’.
   
   Bij overeenkomsten die via internet tot stand komen, zie je vaak een ‘vakje’ dat de klant moet aanvinken, met daarbij de tekst ‘Door op ‘bestellen’ te klikken, ga je akkoord met de op jouw bestelling van toepassing zijnde algemene voorwaarden.'

3. Jouw contractspartij de algemene voorwaarden heeft aanvaard. Net als bij het sluiten van een overeenkomst moet er sprake zijn van aanbod en aanvaarding. Die aanvaarding kan trouwens ook stilzwijgend plaatsvinden. Als je hebt voldaan aan de eerste twee voorwaarden en je contractspartij heeft daartegen geen bezwaar gemaakt, mag je ervan uitgaan dat hij ze stilzwijgend heeft geaccepteerd.

   Dienstverlener? Dan gelden minder strenge eisen

   
   Voor zogenoemde ‘dienstverrichters’ (dienstverleners) gelden op grond van de Europese Dienstenrichtlijn soepelere regels. Een dienstverrichter is natuurlijk persoon of een rechtspersoon die, anders dan in loondienst, tegen betaling een dienst verricht. Denk hierbij aan makelaars, schilders of kappers, maar ook aan een adviesbureau. Op grond van rechtspraak kunnen zelfs ook bedrijven in de detail- en groothandel een dienstverrichter zijn, bijvoorbeeld als zij een klantenservice hebben of advies geven.

   Dienstverleners kunnen voor wat betreft het ter hand stellen van hun algemene voorwaarden ook volstaan met een verwijzing naar de website waar de algemene voorwaarden te vinden zijn. Voorwaarde is wel dat ze ‘gemakkelijk elektronisch toegankelijk’ zijn. Met andere woorden: je contractspartij moet niet te veel hoeven zoeken naar je algemene voorwaarden. Het beste verwijs je dus met een directe link naar de pagina waar jouw algemene voorwaarden staan. Maar let op: ook dan moeten je algemene voorwaarden eenvoudig (in pdf-vorm) te downloaden zijn.

   Lever je diensten op een bepaalde locatie, zoals een kapper of garagebedrijf? Dan kan je ook volstaan met een een bordje op de balie, met daarop de voorwaarden.

   
   Hulp nodig bij het opstellen van algemene voorwaarden?

   Algemene voorwaarden vormen dus het fundament van je zakelijke en klantrelaties. Wij helpen je bij het opstellen en herzien van algemene voorwaarden (B2B en B2C) die niet alleen juridisch stevig zijn, maar ook commercieel verstandig en uitvoerbaar. Zo bescherm je de onderneming tegen risico's en onzekerheden, en versterk je ook het vertrouwen van je klanten en zakelijke partners.

   Heb je hier vragen over, of advies nodig? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag.