De jaarrekening van de b.v. niet of niet-tijdig gedeponeerd
door Henk van Amerongen
Elke Nederlandse b.v. is verplicht om jaarlijks een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Met het deponeren wordt openbaar en voor ieder inzichtelijk hoe de onderneming er in het verslagjaar voor stond. Maar wat als een b.v. dat niet of niet-tijdig doet?
Opstellen jaarrekening.
De jaarrekening moet binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar worden opgesteld door de directie, waarbij de aandeelhoudersvergadering vanwege bijzondere omstandigheden kan besluiten dat deze termijn voor het opstellen met maximaal vijf maanden wordt verlengd. In beginsel moet dus de jaarrekening op uiterlijk 31 mei zijn opgesteld, maar met toestemming van de aandeelhouders kan dat uiterlijk 31 oktober van het daaropvolgende kalenderjaar zijn.
Ondertekening jaarrekening.
De jaarrekening van de b.v. moet vervolgens worden ondertekend door alle statutaire bestuurder(s), en indien deze een raad van commissarissen heeft, door alle leden van de raad van commissarissen. Wil een bestuurder of commissaris niet tekenen, dan moet(en) de reden(en) daarvoor in het jaarverslag worden vermeld. Alleen bij grote en middelgrote ondernemingen geldt dat de jaarrekening eerst gecontroleerd moet zijn voordat de ondertekening door de statutaire bestuurder(s) en commissarissen kan plaatsvinden.
Vaststelling jaarrekening.
Vervolgens wordt de jaarrekening ter vaststelling voorgelegd aan de algemene vergadering van aandeelhouders. Hoewel er geen wettelijke termijn is voor het vaststellen van de jaarrekening, is het verstandig dit binnen twee maanden te doen nadat de jaarrekening is opgesteld, aangezien andere een niet-vastgestelde jaarrekening moet worden gepubliceerd, waarbij moet worden vermeld dat de jaarrekening niet is vastgesteld. En dat kan natuurlijk leiden tot allerlei veronderstellingen dat het niet goed gaat met het bedrijf.
Bij een b.v. die maar één aandeelhouder en één bestuurder heeft of bij een b.v. waar de aandelen in het bezit zijn van de bestuurders is een algemene vergadering van aandeelhouders voor het vaststellen van de jaarrekening niet nodig. Dan geldt de ondertekening van de opgestelde jaarrekening door de bestuurder(s) tevens als vaststelling van de jaarrekening door de aandeelhouder(s), tenzij dat in de statuten anders is bepaald.
Deponering jaarrekening.
Nadat de jaarrekening is vastgesteld, moet deze binnen acht dagen bij het handelsregister worden gedeponeerd door de bestuurder of één van de bestuurders van de b.v. Met een machtiging mag dat ook gebeuren door het administratiekantoor, dat de boekhouding verzorgt, maar het bestuur van de b.v. blijft verantwoordelijk voor het deponeren.
Jaarrekening niet of niet-tijdig gedeponeerd.
Het niet of niet-tijdig deponeren van de jaarrekening geldt als een economisch delict, op welke overtreding een boete staat van maximaal € 22.000,00. Wordt door het Bureau Economische Handhaving, dat fungeert onder de Belastingdienst, geconstateerd dat de jaarrekening niet of niet-tijdig is gedeponeerd, dan zal deze via een brief een aanzegging proces-verbaal doen. Bij die brief is een vragenformulier voor de bestuurder of feitelijk leidinggevende gevoegd, waarmee deze een schriftelijke verklaring kan afgeven van de reden van het niet-tijdig deponeren van de jaarrekening. In plaats van een schriftelijk verklaring kan ook een mondelinge verklaring telefonisch worden verstrekt aan de in de brief genoemde ambtenaar van het Bureau Economische Handhaving. Aangezien het in beginsel de start van een strafrechtelijke procedure is, is de bestuurder of feitelijk leidinggevende niet tot antwoorden verplicht en kan hij zich bij het afleggen van de verklaring laten bijstaan door een advocaat.
Naar aanleiding van de afgelegde verklaring wordt het proces-verbaal vervolgens doorgestuurd naar het Openbaar Ministerie, die vervolgens moet besluiten of er al dan niet een strafvervolging moet gaan plaatsvinden, dan wel dat er een schikking met de bestuurder van de b.v. wordt getroffen. Zeker als de jaarstukken alsnog gedeponeerd zijn, zal niet de maximale boete van € 22.000 worden opgelegd, maar zal in de praktijk een boete volgen van tussen de € 400 en € 900. Ook kan het Openbaar Ministerie bij een valide reden besluiten af te zien van strafvervolging.
Bestuurdersaansprakelijkheid bij faillissement.
Zijn de jaarstukken niet gedeponeerd op het moment dat een b.v. failliet gaat, dan wordt het niet-deponeren van de jaarstukken vermoed een belangrijke oorzaak voor het faillissement te zijn. Aangezien het bestuur van de b.v. de deponeringsplicht niet is nagekomen, zal de curator de bestuurder of feitelijk leidinggevende persoonlijk aansprakelijk stellen uit hoofde van bestuurdersaansprakelijkheid. De bestuurder kan dan nog pogen aan de bestuurdersaansprakelijkheid te ontkomen door tegenbewijs te leveren, maar dat blijkt in de praktijk lastig en dat betekent dat de curator de schulden van de b.v. op de aansprakelijk gestelde bestuurder(s) kan verhalen.
Kortom:
Met name vanuit het oogpunt van bestuurdersaansprakelijkheid is het dus verstandig om de jaarrekening tijdig vast te stellen en te deponeren. Blijkt vaststelling niet tijdig mogelijk, deponeer dan in ieder geval de al opgestelde jaarrekening over het vorige kalenderjaar.
#jaarrekening #deponeren #administratie #onderneming